Funktionen von The People Ops Manager

Die Übersicht zeigt alle Eintritte und Austritte auf einer Zeitleiste. Sie zählt anstehende Eintritte, listet die Onboardings, die Aufmerksamkeit brauchen, und hebt überfällige Arbeit hervor. Bereitschaft ist der Anteil geprüfter Aufgaben, du siehst also, warum jemand gefährdet ist.

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Zahlen und Listen, die aus Fällen und Aufgaben berechnet werden: anstehende Eintritte und Austritte, bereite, gefährdete und blockierte Fälle, überfällige Aufgaben, offene Freigaben.

Beispiel

Eine neue Kollegin beginnt am Montag, 6 von 10 Aufgaben sind geprüft. Die Laptop-Aufgabe ist blockiert, deshalb steht der Fall als gefährdet in der Liste, mit der IT als Verantwortlicher.

Ein Fall begleitet eine Person von der unterschriebenen Zusage bis zum ersten Arbeitstag oder von der Kündigung bis zum letzten Tag. Du legst ihn in der App an, aus einem anstehenden Eintritt, den du aus BambooHR oder Personio importierst, oder über einen KI-Agenten. Der Aufgabenplan entsteht beim Anlegen des Falls.

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Name, Rolle, Abteilung, Standort, Arbeitsmodell, Führungskraft, HR-Kontakt, Eintrittsdatum oder letzter Tag, Zugriffsstufe, die benötigten Systeme und optional eine interne Personalnummer. Keine Gehaltsdaten, Ausweisdokumente oder Gesundheitsdaten.

Beispiel

Du legst eine Designerin an, die am 3. März in Berlin beginnt. Der Fall erhält Aufgaben für den Vertrag, den Laptop, die Zugänge und die Checkliste der Führungskraft, jeweils mit einer Frist, die vom 3. März zurückgerechnet wird.

Drei versionierte Workflows sind enthalten: Standard onboarding, Engineering onboarding und Standard offboarding. Jede Stufe hat ein zuständiges Team, eine Frist relativ zum Eintrittsdatum oder letzten Tag und Voraussetzungen. Eine harte Voraussetzung sperrt die nachfolgende Arbeit, bis sie erledigt ist.

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Stufen, zuständige Teams, Ziel für die Bearbeitungszeit, Freigabepflichten und den Abhängigkeitsgraphen, als Diagramm, das du Stufe für Stufe untersuchen kannst.

Beispiel

Im Workflow Standard onboarding kann Access Approval erst starten, wenn IT Provisioning erledigt ist. Das Diagramm zeigt die Stufe deshalb als gesperrt, bis die Identität existiert.

Das Aufgabenboard listet operative Arbeit über HR, IT, Finance und Führungskräfte hinweg. Du filterst nach Abteilung, Verantwortlichem, Status und Eskalation, und eine Übergabekarte zeigt, wo ein Team auf ein anderes wartet. Statusänderungen werden mit der ausführenden Person festgehalten.

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Aufgabentitel, zuständiges Team, Verantwortlicher, Frist, Status, Voraussetzungen, Eskalationsstand, verknüpftes System und eine Notiz mit dem Erledigungsnachweis.

Beispiel

Finance hat drei Tage vor einem Eintritt die Einrichtung der Gehaltsabrechnung nicht bestätigt. Die Aufgabe erscheint als überfällig, und die Übergabekarte zeigt, dass die Checkliste der Führungskraft darauf wartet.

Folgenreiche Änderungen werden zu Freigabeanfragen statt zu direkten Aktionen, egal ob eine Person, ein Workflow oder ein KI-Agent sie auslöst. Nur Owner oder Admin entscheiden. Bei hohem Risiko ist eine zusätzliche Bestätigung nötig, und eine Entscheidung lässt sich danach nicht mehr ändern.

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Die angeforderte Aktion mit Details und genauem Payload, wer sie über welchen Kanal angefragt hat, die Risikostufe, die Entscheidung mit optionaler Begründung und das Ausführungsergebnis bei Jira- und Slack-Aktionen.

Beispiel

Ein Agent schlägt das Jira-Ticket "Order replacement laptop" für eine neue Kollegin vor. Es wartet als Anfrage mit niedrigem Risiko, bis ein Admin sie freigibt, und erst danach lässt es sich ausführen.

Du verbindest BambooHR, Personio, Jira Cloud, Slack und Microsoft Entra ID mit API-Schlüsseln aus deinen eigenen Konten. Die Schlüssel werden beim Speichern getestet und nur auf dem Server abgelegt. Die App zeigt den Status und die letzten vier Zeichen.

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BambooHR und Personio: anstehende Eintritte, nur lesend. Jira Cloud: nach Freigabe erstellte Tickets und ihr Status. Slack: nach Freigabe gepostete Erinnerungen in einem Kanal. Entra ID: eine rein lesende Prüfung, ob ein Verzeichniskonto existiert.

Beispiel

Du verbindest Personio, öffnest die Liste der anstehenden Eintritte und importierst zwei davon als Onboarding-Fälle. Nach Personio wird nichts zurückgeschrieben.

Claude, ChatGPT, Cursor und andere MCP-Clients verbinden sich mit einem persönlichen Token mit einem Workspace. Der Server bietet 11 Tools, um Bereitschaft zu lesen, Fälle in der Vorschau zu sehen und anzulegen und Jira-Tickets oder Slack-Erinnerungen vorzuschlagen. Die Einrichtung steht auf der MCP-Seite.

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Nur einen SHA-256-Hash jedes Tokens, ein kurzes Präfix und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Lese-Tools liefern nach Rolle gefilterte Felder. Aktionen von Agenten erscheinen im Aktivitätsprotokoll.

Beispiel

Du fragst deinen Assistenten, welche Eintritte der nächsten 14 Tage gefährdet sind. Er ruft die Bereitschafts-Tools auf und antwortet mit Namen, Blockern und Verantwortlichen, die deine Rolle sehen darf.

Jedes Mitglied ist Owner, Admin, Operator oder Viewer. Diese Rollen erzwingt die Datenbank, nicht nur die Oberfläche. Ein Fall lässt sich als eingeschränkt markieren, dann sind persönliche Felder für Rollen ohne People-Ops-Zugriff ausgeblendet.

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Die Rolle pro Mitglied und Workspace. Eine Sichtbarkeitstabelle unter Settings zeigt, welches Team welches Feld sieht.

Beispiel

Die IT sieht Name, Eintrittsdatum und Standort einer neuen Kollegin, um einen Laptop vorzubereiten, aber nicht den Vertragsstatus.

Das Aktivitätsprotokoll hält lückenlos fest, was Personen, KI-Agenten und verbundene Systeme getan haben. Jeder Eintrag nennt den Handelnden, die Art des Handelnden und das Objekt, mit Zeitstempel.

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Handelnder, Art des Handelnden (Person, Agent oder System), Verb, Objekt, zugehörige Person, zugehöriges System und Zeit.

Beispiel

Der Agent "Claude" hat am Dienstag um 10:12 Uhr eine Zugriffsanfrage vorgeschlagen. Ein Admin hat sie um 10:40 Uhr freigegeben. Beide Zeilen stehen im Protokoll.

Jeder Workspace hat ein eigenes Abonnement, bezahlt über Stripe. Owner und Admins wählen einen Tarif, sehen unter Settings das Verlängerungsdatum und öffnen das Stripe-Abrechnungsportal, um die Karte zu ändern, Rechnungen herunterzuladen oder zu kündigen. Die Tarife stehen auf der Seite Preise.

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Tarif, Abo-Status, Ende des laufenden Zeitraums und die Stripe-Kundenreferenz. Kartendaten bleiben bei Stripe.

Beispiel

Ein Workspace im Team-Tarif mit 100 Personen kann die 101. Person erst aufnehmen, wenn er im Abrechnungsportal zu Growth wechselt.